Корпоративный портал – это внутренняя цифровая эко-система бизнес-структуры во всем ее многообразии. Цифровизация позволяет ускорить и оптимизировать управление предприятием, а внедрение CRM, в том числе – с элементами ИИ снимает часть рутинных повседневных задач с персонала.
Что такое корпоративный портал простыми словами?
Упрощенно, корпоративный портал – это веб-сайт, доступ к которому имеют только сотрудники компании. Сайт объединяет в себе базы данных, сервисы и программы, использующиеся в работе. Администратор может ограничивать и выдавать доступ к всему порталу или его конкретным разделам.
Чаще всего такие ресурсы используются для координации, особенно если часть сотрудников работает удаленно или филиалы предприятия находятся в разных городах. Руководство фирм, имеющее в распоряжении собственный сервис меньше зависит от платформ вроде Zoom или Skyp.
Руководители отделов могут вывешивать свои распоряжения в подразделах внутреннего форума, туда же могут направляться итоговые отчеты о работе. Рядовые сотрудники – общаться в корпоративном чате. Таким образом координировать рабочий процесс гораздо удобнее, чем при помощи постоянных «созвонов».
Также немаловажным является наличие собственного корпоративного почтового ящика, который разы или даже на порядок безопаснее публичных. Безопасности данных при разработке таких ресурсов уделяется особое внимание, ведь сейчас на них может храниться вся внутренняя документация.
База данных и универсальная рабочая площадка
Корпоративные порталы можно использовать как рабочую площадку для:
- бухгалтерских отделов, отделов доставки, руководителей и сотрудников складских помещений;
- HR-специалистов, курирующих прием на работу;
- специалистов, занятых в сфере онлайн-маркетинга, SMM;
- руководителей, осуществляющих общую координацию проекта или бизнеса в целом.
Возможности современных интернет-пространств ограничены по большей части сложностью разработки и стоимостью. Обычно разработчики уже имеют готовые решения для самых востребованных модулей, прежде всего бухгалтерских и складских. Ведь работа в таких отделах меньше всего зависит от сферы деятельности предприятия.
Онлайн-маркетинг и корпоративный портал
Специалистам, занятым в сфере онлайн-маркетинга и SMM по умолчанию гораздо проще использовать единый веб портал в том числе и для своей рутинной каждодневной работы – проверка посещаемости и конверсии, настройка рекламы, управление кампаниями.
Часть работы можно автоматизировать, интегрируя корпоративный портал с системой CRM.
Которая, помимо прочего, может использоваться и для общения с клиентами, что удобно уже для отдела продаж.
Управление и аналитика: весь бизнес на расстоянии пары кликов
Руководители любого уровня, используя корпоративный портал, могут быстрее распределять задачи сотрудникам и в любой момент проконтролировать их выполнение. Координаторы в чате могут указать на необходимость правок непосредственно в рабочей группе или рабочем чате – минимизируется количество необходимых для передачи указаний действий, связь между разными подразделениями также упрощается.
В свою очередь, упрощается работа и аналитических отделов, которые всегда будут иметь под рукой нужную документацию, текущую и итоговую отчетность. Единая база позволяет аналитикам действовать эффективнее, быстрее реагировать на изменения рынка.
Формирование корпоративного духа, обучение новичков, повышение квалификации
Корпоративный портал открывает возможности для быстрого вовлечения в работу новых сотрудников. Некоторые компании создают целые разделы с обучающими видео и мануалами, а также возможностями для:
- периодической переаттестации сотрудников на предмет усвоения новых требований;
- тестирования при вступлении в новую должность;
- самообучения в любое доступное для сотрудника время.
Доступ к обучающему контенту можно сохранить круглосуточно, таким образом любой сотрудник сможет заняться самообразованием на выходных. Самый необходимый образовательный контент – образцы документов, формуляров, адреса, формулы обычно размещается в соответствующих разделах портала.
К корпоративному порталу легко применимы используемые в обычных офисах системы бонусов и поощрений. При этом, совершенно неважно где именно сотрудник находится физически – на удаленке, в другом регионе или на другом континенте.
Хорошо знакомые по интернет-ресурсам «награды» можно визуализировать даже на аватарке корпоративного форума. Вместе с материальным вознаграждением такое признание заслуг является стимулом для стремления к лучшим результатам.
Текущие достижения компании или конкретной команды можно в несколько кликов визуализировать при помощи Kanban-доски или диаграмм Ганта. То есть, та самая доска с важной информацией, ранее доступная только в главном офисе, теперь будет находиться у каждого сотрудника перед глазами.
При помощи корпоративного портала разрозненный коллектив можно превратить в сплоченную, нацеленную на результат команду. На определенном этапе развития ресурс может использоваться не только как рабочий инструмент – на нем можно поздравлять сотрудников с праздниками, проводить конкурсы, узнавать предпочтения о корпоративах.
Новые возможности – новые преимущества
Используя возможности IT-технологий и интернет-среды руководитель может не только уменьшить расходы, но и:
- повысить эффективность работы, наладить взаимодействие между сотрудниками;
- автоматизировать и систематизировать рабочие процессы;
- улучшить контроль, добиться более высокой мотивации;
- вовремя заметить и поощрить отличившихся сотрудников.
С течением времени базы данных портала будут становиться полнее, мануалы – понятнее, сотрудники также начнут быстрее взаимодействовать друг с другом. А значит будет возрастать и эффективность.
Какой компании нужен корпоративный ресурс, а какая может обойтись без него
Корпоративный портал, как любой рабочий инструмент, должен использоваться по назначению. Организация бизнеса с его помощью наиболее эффективна для:
- компаний, занятых в IT-сфере;
- компаний, так или иначе связанных с онлайн-продажами, заказом услуг и товаров онлайн;
- крупных предприятий, на которых работает более 50 человек;
- компаний, имеющих представительства более чем в одном городе;
- компаний, сотрудники которой работают удаленно.
Также корпоративный портал полезен для предприятий, имеющих большую текучку кадров. Он позволяет быстро, не тратя времени на обучение, ознакомить со всей необходимой для работы информацией. А заодно проверить насколько заявленные при собеседовании знания и навыки совпадают с реальными.
Величина бизнеса играет не меньшую роль, чем сфера деятельности. Например, крупному хлебозаводу корпоративный портал может существенно облегчить ведение дел. А небольшой булочной, ориентированной на постоянных клиентов в пределах одного небольшого города он не нужен.
Но в то же время для стоматологии, расположенной в таком же небольшом городке такой портал может облегчить общение с клиентами. В этом случае предлагаются решения, совмещающие закрытый корпоративный ресурс и открытый для всех пользователей сети интернет-сайт.
Разработать или заказать готовое решение?
Крупные компании могут заказать разработку уникального корпоративного ресурса, под который будут с нуля созданы нужные приложения. Если речь идет о компании, занятой в IT или имеющей свои IT отделы, такой портал можно даже разработать самостоятельно. Хотя обычно используются сторонние подрядчики.
Любая компания, специализирующаяся на разработке корпоративных порталов, может предложить готовое решение, состоящее из базовых модулей. По соглашению с заказчиком, такие модули могут быть изменены и дополнены.
Стабильное развитие и систематизация
Переход на новую систему взаимодействия и документооборота нельзя осуществить одномоментно, особенно если речь идет о крупном, давно функционирующем предприятии, которое ранее использовало другие, в том числе и устаревшие решения. То есть, нельзя сразу:
- бухгалтерию пересадить из таблиц Excel на онлайн-портал,
- а менеджеров по клиентам – заменить CRM.
При разработке портала следует учитывать и портрет основной аудитории – сотрудников. Далеко не все также «на отлично» встроились в интернет-пространство как нынешние 20-30 летние молодые люди. И далеко не всем придется по душе полная смена привычного рабочего уклада.
Кроме того, некоторые приложения могут на практике оказаться не такими эффективными, как в теории. А некоторые способы поощрения возымеют обратный результат. Но если не превращать корпоративный портал в интернет-версию «большого брата» и не допускать его скатывания в своего рода «социальную сеть», то его внедрение позволит добиться желаемого результата в течение нескольких месяцев. К следующему квартальному отчету аналитики уже смогут обработать данные непосредственно на нем.
